Делегирование: оптимизация управленческих функций

Для чего нужно делегировать полномочия

Загруженный управленец, пытаясь взять на себя все, рискует не справиться ни с чем, выгореть и упустить главное — стратегические задачи для роста.
Концентрация большого количества процессов на одном сотруднике несет в себе значительные риски для компании. В случае его болезни, увольнения или других непредвиденных обстоятельств работа всей команды может быть приостановлена.

Что дает правильное делегирование:

1. Руководитель освобождает время для задач, которые требуют его непосредственного участия.

2. Расширяет рамки ответственности сотрудников, стимулируя их профессиональное развитие.

3. Укрепляет доверие в команде, создавая синергию, где общие достижения превосходят индивидуальные усилия.

Виды делегирования

Принято выделять два вида: линейное и штабное.

Линейное делегирование

В рамках линейного делегирования полномочия передаются сверху вниз по иерархической структуре, от высшего руководства к рядовым исполнителям. Такой подход характерен для организаций с жесткой вертикальной структурой управления.

Для обеспечения четкости иерархии и предотвращения путаницы при делегировании необходимо следовать принципам единоначалия и нормам управляемости.

Суть принципа единоначалия: исполнитель подотчетен только своему непосредственному руководителю, который является единственным, кто может поручать ему задачи.

Норма управляемости — это оптимальное количество подчиненных, которых один руководитель может эффективно контролировать.

Штабное делегирование

Штабные полномочия не ограничены иерархией. Это позволяет руководителям и работникам разных отделов свободно взаимодействовать, обмениваться компетенциями, предоставлять друг другу консультации и рекомендации, а также совместно решать общие задачи.

Различают несколько типов штабного делегирования:

• В рамках координационных полномочий решения принимаются коллективно, путем совещаний, опросов и других методов коллективного взаимодействия.

• Специалисты с рекомендательными и консультационными полномочиями вправе давать советы и рекомендации руководству и сотрудникам других отделов для оптимизации решения специализированных задач.

• Обладатели контрольно-отчетных полномочий могут осуществлять контроль деятельности работников и руководителей.

Ошибки при делегировании

Нарушение принципа единоначалия недопустимо. Не следует напрямую поручать задачи работникам, которые подчиняются другому руководителю. Даже если задание исходит от генерального директора, важно уведомить его непосредственного начальника. Это позволяет предотвратить перегрузку сотрудников, недопонимание в рабочих графиках и межличностные конфликты.

Спонтанное делегирование, когда задачи поручаются без предварительного планирования, неэффективно. Делегирование в последний момент из-за нехватки времени у руководителя приводит к нечеткой постановке задач, непродуманному распределению нагрузки и отсутствию обсуждения деталей с исполнителями, что негативно влияет на конечный результат.

Передача сотрудникам стратегических задач и решений. Рутинные задачи, сбор и анализ информации, а также узкоспециализированные функции можно перекладывать на подчиненных. Однако стратегические решения в области планирования, управления кадрами и развития бизнеса должны оставаться в зоне ответственности руководителя, даже если он уверен в компетентности своих сотрудников.

Необходимы четкие правила. Бессмысленно просто перекладывать задачи на сотрудников без четких инструкций, сроков и выбора исполнителей. Успешное делегирование требует тщательной организации: необходимо ясное формулирование задачи, определение сроков выполнения, выбор подходящего исполнителя и обеспечение его необходимыми ресурсами. Навык делегирования требует постоянного развития.

Как грамотно делегировать

Для освоения искусства делегирования необходим алгоритм, основанный на последовательном рассмотрении следующих вопросов.

Что делегировать

Успешное делегирование начинается с планирования: руководитель анализирует свой график и определяет задачи, которые он может выполнить сам, а какие нужно делегировать.

За исключением управленческих функций, руководители могут делегировать следующие задачи:

• Рутинные задачи, не требующие управленческих навыков, можно делегировать. К ним относятся, например, ведение календаря встреч и т.д.

• Специализированные задачи, требующие глубоких знаний и навыков, эффективнее делегировать профессионалам. Допустим, предпринимателям целесообразно передать бухгалтерские, маркетинговые и закупочные функции профильным специалистам, как только это станет возможным с ростом доходов.

• Сбор информации и аналитика хоть и более трудоемкие задачи, но также не требуют прямого участия руководителя. К ним относятся, например, анализ KPI сотрудников, подготовка отчетов, поиск информации о потенциальных партнерах и изучение результатов исследований.

Кому делегировать

Определите сотрудника для выполнения задачи. При делегировании необходимо ориентироваться на компетенцию и загруженность сотрудников. Задачи должны соответствовать навыкам исполнителя и быть выполнимыми в установленные сроки. В случае отсутствия в штате специалистов узкого профиля, целесообразно рассмотреть аутсорсинг таких задач.

Когда делегировать

Определение временных рамок необходимо как руководителю для контроля за своевременным выполнением задачи, так и сотруднику для эффективного планирования работы и расстановки приоритетов.

Как делегировать

Поставьте задачу максимально четко: объясните цели, зону ответственности, полномочия, дедлайны, критерии оценки. Приготовьте письменные инструкции или презентацию. Мотивируйте исполнителя, описав преимущества успешного выполнения задач.

Кейсы компаний за 2023-2024 годы, использующих делегирование полномочий

Netflix

Netflix широко известен своей моделью управления «без правил», которая предоставляет сотрудникам большую свободу действий и ответственность за свою работу. Это означает, что сотрудники принимают решения о том, как и когда выполнять свои задачи, без необходимости постоянного одобрения со стороны руководства.

Результат: делегирование полномочий в Netflix привело к более креативным и продуктивным сотрудникам, а также к более быстрому принятию решений.

Spotify

Spotify использует модель «автономных команд», где каждая команда отвечает за свой продукт или функцию. Команды имеют полную автономию в том, как они работают, что позволяет им быстро реагировать на изменения рынка и инновации.

Результат: делегирование полномочий в Spotify привело к более гибкой и адаптивной компании, а также к более быстрому запуску новых продуктов.

Haier

Haier — китайская компания, которая стала известной благодаря своей децентрализованной структуре управления. Вместо традиционной иерархии Haier разделена на самоуправляемые команды, которые имеют полную ответственность за свою работу.

Результат: делегирование полномочий в Haier привело к более мотивированным и вовлеченным сотрудникам, а также к более быстрому принятию решений.

Unilever

Unilever использует гибридную модель управления, которая сочетает в себе элементы традиционной и гибкой структуры. Это означает, что компания использует делегирование полномочий в некоторых областях, но при этом сохраняет централизованный контроль в других.

Результат: делегирование полномочий в Unilever привело к более быстрому принятию решений, более креативным продуктам и более мотивированным сотрудникам.

General Electric

General Electric использует модель управления «без начальников», где сотрудники самостоятельно организуют свою работу и принимают решения.

Результат: делегирование полномочий в General Electric привело к более продуктивным и вовлеченным сотрудникам, а также к более быстрому реагированию на изменения рынка.