Для освоения искусства делегирования необходим алгоритм, основанный на последовательном рассмотрении следующих вопросов.
Что делегироватьУспешное делегирование начинается с планирования: руководитель анализирует свой график и определяет задачи, которые он может выполнить сам, а какие нужно делегировать.
За исключением управленческих функций, руководители могут делегировать следующие задачи:
- Рутинные задачи, не требующие управленческих навыков, можно делегировать. К ним относятся, например, ведение календаря встреч и т.д.
- Специализированные задачи, требующие глубоких знаний и навыков, эффективнее делегировать профессионалам. Допустим, предпринимателям целесообразно передать бухгалтерские, маркетинговые и закупочные функции профильным специалистам, как только это станет возможным с ростом доходов.
- Сбор информации и аналитика хоть и более трудоемкие задачи, но также не требуют прямого участия руководителя. К ним относятся, например, анализ KPI сотрудников, подготовка отчетов, поиск информации о потенциальных партнерах и изучение результатов исследований.
Кому делегироватьОпределите сотрудника для выполнения задачи. При делегировании необходимо ориентироваться на компетенцию и загруженность сотрудников. Задачи должны соответствовать навыкам исполнителя и быть выполнимыми в установленные сроки. В случае отсутствия в штате специалистов узкого профиля, целесообразно рассмотреть аутсорсинг таких задач.
Когда делегироватьОпределение временных рамок необходимо как руководителю для контроля за своевременным выполнением задачи, так и сотруднику для эффективного планирования работы и расстановки приоритетов.
Как делегироватьПоставьте задачу максимально четко: объясните цели, зону ответственности, полномочия, дедлайны, критерии оценки. Приготовьте письменные инструкции или презентацию. Мотивируйте исполнителя, описав преимущества успешного выполнения задач.