Автоматизация бизнес-процессов

Какие процессы наиболее часто автоматизируются

Среди наиболее часто автоматизируемых процессов выделяют:

• обработку документации (например, через системы «Контур.Диадок», СЭД «Альфа-Директ»);

• бухгалтерский учет (такие программы как «1С:Предприятие»);

• взаимодействие с целевой аудиторией (CRM-системы вроде Salesforce, Pipedrive, Zoho CRM);

• управление проектами и задачами (платформы типа Microsoft Project, Monday.com).

Необходимость автоматизации возникает при масштабировании деятельности компании. Например, если обработка десяти запросов в день еще возможна вручную, то при увеличении их количества до 100 и более эффективнее и экономичнее задействовать автоматизированные системы. Такие системы ускоряют обработку запросов, минимизируют ошибки и освобождают время сотрудников для более важных задач.

Преимущества автоматизации

1. Увеличение доходов: анализ и оптимизация бизнес-процессов перед автоматизацией помогают устранить узкие места, что ведет к повышению общей производительности и прибыльности.

2. Оптимизация загрузки сотрудников: освобождение ресурсов от рутинной работы позволяет сотрудникам сосредоточиться на более сложных и творческих задачах.

3. Минимизация ошибок: автоматизация стандартизирует исполнение рутинных задач, снижая вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором.

4. Улучшение финансовой отчетности: интеграция систем автоматизации с финансовыми модулями позволяет в реальном времени отслеживать финансовое состояние компании и быстро формировать необходимые отчеты, как это реализовано, например, в SAP или Oracle Financials.

Автоматизация бизнес-процессов является ключевым фактором для ускорения работы, повышения ее качества и уменьшения затрат на персонал, что делает ее важным элементом стратегии развития любой современной компании.

Автоматизация воронки продаж

Автоматизированная воронка продаж упрощает процесс привлечения клиента от первого знакомства с продуктом до совершения покупки. Для каждого этапа в этой воронке доступны специфические инструменты.

Настройка автоматической воронки продаж может значительно уменьшить количество повседневных задач для менеджеров, заменив их автоматизированными процессами.

Обработка входящего трафика

Инструменты — такие как попапы, онлайн-чаты и чат-боты — значительно облегчают процесс приема запросов. Попапы — это всплывающие окна на сайте, которые предлагают специальные акции или формы для сбора данных, способствующие удержанию внимания посетителей и аккумулированию информации для последующих маркетинговых действий.

Онлайн-чаты усиливают производительность служб поддержки, позволяя операторам взаимодействовать сразу с несколькими клиентами, более эффективно обрабатывать запросы и сохранять информацию для будущего общения.

Чат-боты расширяют возможности автоматизации коммуникаций. Интегрированные с каталогом товаров и платежными системами, они могут автоматически обрабатывать заказы, превращаясь в полноценные интернет-магазины в мессенджерах. Создание базовых ботов доступно без знаний в программировании благодаря платформам-конструкторам, тогда как сложные боты могут быть интегрированы с различными информационными системами для выполнения комплексных задач.

Сбор и сегментация аудитории

Парсеры автоматически извлекают информацию с веб-страниц и из социальных сетей, анализируют ее и используют в маркетинговых целях. Они позволяют маркетологам анализировать действия клиентов и конкурентов, определять целевые аудитории для рекламных кампаний и формировать базы данных для email-маркетинга.

Управление рекламными кампаниями

Инструменты, такие как SEMrush и Moz, автоматизируют сбор данных через анализ поисковых запросов, подбор ключевых слов, создание UTM-меток и рекламных текстов, управляя при этом ставками и отслеживая конверсии. Системы управления ставками, например, Aquisio и Kenshoo, активно используются для автоматизации поисковой рекламы.

Коммуникация с пользователями

Сервисы электронной почты, такие как Mailchimp и Sendinblue, автоматизируют классификацию потенциальных клиентов и отправку персонализированных сообщений. Эти инструменты позволяют создавать сообщения на основе шаблонов и действий пользователей, улучшая эффективность коммуникаций.

Повышение эффективности автоматизации

Интеграция с CRM-системами, такими как Salesforce или HubSpot, облегчает сбор информации о взаимодействии с клиентами из разнообразных каналов. CRM-системы также анализируют и сегментируют лиды, что упрощает мониторинг эффективности маркетинговых кампаний и выявление уязвимых мест в воронке продаж.

Автоматизация управления проектами

Инструменты управления проектами, такие как Asana или Trello, значительно уменьшают объем ручной работы и повышают продуктивность команды. Эти платформы позволяют автоматизировать процесс распределения задач, обеспечивают автоматическую отчетность о статусах задач и осуществляют рассылку уведомлений о новых заданиях и изменениях в планах проекта. Такой подход не только экономит время, но и способствует лучшей координации и взаимодействию внутри команды.

Прежде чем приступить к внедрению автоматизации, убедитесь в следующем:

1. Вы точно определили, какие аспекты работы нужно улучшить и каких результатов хотите достичь.

2. Расходы на лицензии, инструменты и обучение сотрудников не превышают потенциальную прибыль от внедрения.

3. Бизнес-процессы в вашей компании должны быть стабильны и четко организованы. Если условия работы постоянно меняются, автоматизация может только усугубить существующий беспорядок.

Как только вы убедитесь, что автоматизация имеет смысл для вашего предприятия, пора перейти к этапу стратегического планирования. Запуск автоматизации маркетинга требует глубокого изучения потребностей вашего бизнеса и пути покупателя.

На заметку

План внедрения автоматизации

Чтобы разработать эффективный план внедрения, следует ответить на ряд ключевых вопросов:

• Каков полный путь клиента от момента первого взаимодействия с продуктом до финальной покупки?

• Какие шаги в этом пути могут быть автоматизированы для повышения объемов продаж?

• На каких этапах ваша команда тратит больше всего времени на выполнение повторяющихся задач?

Кейсы компаний, внедривших автоматизацию бизнес-процессов

«Магнит»

Сфера: продуктовый ритейл.

Год внедрения: 2021.

Автоматизированные процессы:

• Обработка заказов поставщиков.

• Управление ценообразованием.

• Логистика.

• Кадровое делопроизводство.

Результаты:

• Сокращение времени обработки заказов на 40%.

• Снижение затрат на логистику на 15%.

• Увеличение производительности труда на 10%.

«Сбербанк»

Сфера: финансовые услуги.

Год внедрения: 2022.

Автоматизированные процессы:

• Открытие счетов и оформление кредитов.

• Обработка клиентских запросов.

• Анализ данных.

Результаты:

• Сокращение времени открытия счетов на 50%.

• Снижение времени обработки клиентских запросов на 30%.

• Увеличение точности кредитного скоринга на 10%.

«Wildberries»

Сфера: интернет-торговля.

Год внедрения: 2023.

Автоматизированные процессы:

• Сборка и упаковка заказов.

• Отгрузка товаров.

• Управление складом.

Результаты:

• Сокращение времени сборки заказов на 20%.

• Увеличение скорости отгрузки товаров на 15%.

• Снижение ошибок при комплектации заказов на 10%.

«Яндекс»

Сфера: IT-услуги.

Год внедрения: 2024.

Автоматизированные процессы:

• Модерация контента.

• Поддержка пользователей.

• Разработка ПО.

Результаты:

• Сокращение времени модерации контента на 50%.

• Увеличение скорости ответа на запросы пользователей на 30%.

• Снижение времени разработки ПО на 10%.

«Озон»

Сфера: интернет-торговля.

Год внедрения: 2021-2024.

Автоматизированные процессы:

• Обработка заказов.

• Управление складом.

• Доставка товаров.

Результаты:

• Сокращение времени обработки заказов на 30%.

• Увеличение скорости доставки товаров на 15%.

• Снижение количества ошибок при комплектации заказов на 10%.